Perusahaan akan mampu melaksanakan praktek kerja secara lebih efisien dengan menerapkan implementasi ISO dalam kegiatan bisnisnya. Selain itu, organisasi bisa fokus pada tujuan bisnis. Lewat sistem ini, organisasi dapat menerapkan suatu sistem yang akan membantu dan mendukung semua karyawan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Untuk mencapai penerapan suatu ISO dengan baik, maka bisa dilakukan sejumlah langkah-langkah seperti berikut ini:

1. Komitmen Top ManagementPeranan dan komitmen Manajemen Puncak (Top Management) sangat penting dalam mengimplementasikan sistem ISO dalam perusahaan. Alasannya, karena akan lebih sulit untuk mempengaruhi perubahan di seluruh organisasi tanpa adanya komitmen yang kuat dari Manajemen Puncak.Manajemen Puncak merupakan garis pertama dan tertinggi pada jenjang level manajemen yang mengendalikan organisasi pada sebuah perusahaan. Manajer Senior secara aktif terlibat dalam proses bisnis yang terkait dengan sistem manajemen yang ingin diterapkan (dalam hal ini ISO) serta menyetujui sumber daya yang berkaitan.

2. Analisis Kesenjangan Pada ProsesAnalisis kesenjangan dapat diketahui berdasarkan perbandingan kinerja aktual dengan kinerja yang dipersyaratkan oleh standar ISO. Perusahaan bisa melakukan ulasan terkait kebijakan sistem, prosedur dan proses yang sebelumnya telah dijalankan, kemudian membandingkannya dengan sistem manajemen yang sedang diterapkan.Standar ISO memungkinkan perusahaan untuk menjaga dan menyempurnakan sistem, prosedur dan proses yang sudah berjalan sebelumnya. Organisasi atau perusahaan harus memanfaatkan investasi, sumber daya, dan teknologi yang ada digunakan dengan sebaik-baiknya agar dapat menghasilkan potensi yang ideal.

3. Membangun Komunikasi InternalLangkah berikutnya, perusahaan dapat memastikan manajer senior memiliki komunikasi internal dan proses yang baik di dalam organisasi. Karyawan perlu terlibat secara langsung dan diberikan semua informasi tentang apa yang telah dan sedang dilakukan oleh organisasi pada saat implementasi sistem sedang dijalankan.Selanjutnya memastikan bahwa karyawan di dalam perusahaan mengetahui arti pentingnya implementasi ISO tersebut. Semua pihak yang ada di perusahaan harus paham bahwa memahami implementasi ISO merupakan kunci utama agar semua berjalan lancar.

4. Membentuk Tim ISOStaf di organisasi harus paham bahwa setiap orang yang ada di organisasinya tidak bekerja sendirian. Seluruh staf bekerja sama sebagai tim demi kepentingan organisasi.Manajemen puncak bertanggung-jawab membangun tim ISO dalam organisasi perusahaannya. Kemudian memastikan semua paham dengan memberikan pengetahuan tentang bagaimana suatu departemen atau divisi dapat bekerja satu sama lain.

5. Menjaga Komunikasi Pemangku KepentinganPara pemangku kepentingan atau stakeholder yang merekomendasikan sistem manajemen ISO memiliki dampak luas bagi sebuah organisasi. Hubungan organisasi perusahaan dengan pemangku kepentingan dibangun berdasarkan konsep kebermanfaatan.Hubungan organisasi dengan pemangku kepentingan harus membangun kerja sama untuk bisa menciptakan kesinambungan bisnis. Oleh karena itu dibutuhkan komunikasi yang baik untuk mendapatkan pengetahuan tentang bagaimana perbaikan dan pengembangan proses dapat dilakukan.

6. Menyusun JadwalBuat layout yang jelas dan komunikasikan rencana sesuai jadwal mengenai kegiatan dan jangka waktu proses implementasi Sistem Manajemen ISO. Pastikan semua orang di dalam organisasi mengerti peran mereka masing-masing dalam pelaksanaan implementasi sistem ini.

7. Memanfaatkan Teknologi InformasiBesar kecilnya ukuran kompleksitas dokumentasi suatu organisasi tergantung pada ruang lingkup sistem, ukuran organisasi, sifat kegiatan serta budaya. Untuk mengaturnya dengan baik, sebaiknya manajemen mempertimbangkan menggunakan sistem informasi atau software untuk mengelola sistem serta melakukan dokumentasi dengan lebih efisien.

8. Menyiapkan PenghargaanManajemen di perusahaan bisa menciptakan suasana kompetisi dengan memberikan sejumlah insentif. Hal itu dilakukan untuk mendorong semangat karyawan, misalnya insentif bagi yang pertama menyelesaikan proses ISO. Perusahaan dapat membuat suasana kerja yang menyenangkan karena akan meningkatkan semangat dan motivasi kerja orang-orang didalam organisasi.

10. Mengadakan Pelatihan ISOPerusahaan bisa menggelar pela kepada staf organisasi sebelum melaksanakan audit Internal dari sistem manajemen yang sedang diterapkan. Audit dapat membantu organisasi untuk mengetahui perkembangan dan pemahaman setiap individu serta memberikan umpan balik yang positif untuk perbaikan pada potensi masalah dan peluang.
11. Melakukan Perbaikan kinerjaTerakhir langkah yang paling penting, yaitu jika ada permasalahan atau conformity (kesesuaian) yang belum tercapai maka bisa ditanyakan kepada Konsultan ISO. Konsultan ISO nantinya dapat membantu memberikan nasihat tentang strategi implementasi yang tepat sehingga dapat memperbaiki sistem yang mampu meningkatkan sebuah nilai proses.

More info :

INDONESIA STANDAR MANAJEMEN

Patra Jasa Office Tower Lt. 17,

Jl. Jendral Gatot Subroto Block 32-34

Jakarta Selatan – Indonesia

Telp/Wa  :081281807070

Gmail :Indonesiastandar@gmail.com